Spürbare zeitliche Entlastungen durch automatisierte Erfassung von Dauerbelegen und Verbuchung von Kostenträger-Vorauszahlungen
Pressemitteilung der systema Deutschland GmbH
Koblenz/Oberessendorf, 31. März 2010 – Die manuelle Verarbeitung von Bankbuchungen und Eingangsrechnungen verursachen in vielen sozialen Unternehmen erheblichen Aufwand. Die integrierte Rechnungswesen-Familie der systema Deutschland GmbH bietet hierfür ab sofort neue nützliche und zeitsparende Funktionen.
Jedes Unternehmen erhält Eingangsrechnungen, die zu Dauerbelegen werden. Sie werden der Einrichtung einmalig zugestellt und sind zukünftig turnusmäßig zu verbuchen. Klassische Beispiele hierfür sind Mieten, Versicherungsbeiträge und Abschläge für Energiekosten.
Sofort nach dem Scan- und Erkennungsvorgang in Ihrer Rechnungsleser-Lösung systema.DMS Smartway.Invoice und einer eventuellen Freigabe stehen kreditorische Eingangsrechnungen und Gutschriften im Rechnungseingangsbuch von systema.FS zur Verfügung.
Statt die Dauerbelege wie bisher manuell zu erfassen, können sie nun ganz einfach per Mausklick als sogenannte Wiederkehrende Buchungen markiert und einer Belegmappe zugeordnet werden. Nach nur wenigen ergänzenden Angaben wie Zeitraum und Turnus steht die Rechnung dauerhaft zur Verfügung.
Eine Besonderheit der Sozialbranche ist auch, dass bei vielen Einrichtungen zunehmend Vorauszahlungen von Kostenträgern bereits vor der Abrechnung von Leistungen eintreffen. Diese Zahlungen sind folglich noch nicht direkt Offenen Posten zuzuordnen. Damit die Bankabstimmung trotzdem täglich passt, müssen solche Eingänge als Anzahlung oder Vorauszahlung ohne Offene-Posten-Zuordnung (Akonto) gebucht werden. Nach Rechnungsstellung erfolgt dann zwangsläufig die bisweilen mühsame, nachträgliche Zuordnung zu den Offenen Posten.
Erkennt der Anwender im Auszug Vorauszahlungen von Kostenträgern, können alle gewünschten Positionen gemeinsam markiert werden. Diese werden mit nur einer Buchung als Verbindlichkeit aus Vorauszahlungen erfasst und in einen Teilkontoauszug ausgelagert und damit zurückgestellt, während der kontierbare Teil des Bankkontoauszugs wie bisher regelbasiert abgearbeitet wird. Die Rückstellung erfolgt so lange, bis die Rechnungen erstellt und verbucht sind. Danach werden die Offenen Posten mit bereits erprobten Regeln des Elektronischen Bankkontoauszugs ausgeglichen. Abschließend wird der automatische bilanzielle Ausweis der Verbindlichkeiten aus Vorauszahlungen mit dem Kontierungslauf der Teilkontoauszüge ebenso automatisch aufgelöst wie die Offenen Posten ausgeglichen.
Weitere Informationen: www.systema.de
