Mittels Software erreicht die DRK-Kinderklinik Siegen einen hohen Automatisierungsgrad im Rechnungswesen und Controlling
Mehr Zeit für die wichtigen Dinge
Als eine der wenigen selbständigen Kinderkliniken Deutschlands hat sich die DRK-Kinderklinik Siegen im Laufe der Zeit zu einer hochspezialisierten Fachklinik für Kinder- und Jugendmedizin entwickelt. Aktuell werden jährlich rund 6.000 junge Patienten stationär und über 55.000 Patienten ambulant versorgt. Die Kontrolle über Kostenstellen und Liquidität zu bewahren, ist hier essentiell. Im Rechnungswesen wurde deshalb jüngst ein Altsystem abgelöst, das den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen war. Die neue Software ermöglicht nun kosteneffiziente Prozessoptimierungen, die sich unter anderem aus der hohen Integrationsfähigkeit des Systems ergeben. Auch konnte ein effektives Berichtswesen über die einzelnen Teilbereiche aufgebaut werden.
Nordwestlich des Dreiländerecks Nordrhein-Westfalen, Hessen, Rheinland-Pfalz liegt die DRK-Kinderklinik Siegen, sowohl Fachklinik des Deutschen Roten Kreuzes für Kinder- und Jugendmedizin als auch akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Marburg. Rund 800 Beschäftigte bemühen sich dort täglich, die Lebensqualität für Kinder, Jugendliche und chronisch kranke junge Erwachsene zu verbessern und sie mit ihren Familien in medizinischer, sozialer und persönlicher Hinsicht optimal zu versorgen. In ihrer fast 100-jährigen Tradition setzt die Klinik dabei auf ein ganzheitliches Leistungs- und Betreuungsangebot und hat für fast jedes Krankheitsbild einen eigenen Spezialisten im Haus.
Spezialisten benötigt die Klinik auch im Rechnungswesen und Controlling, denn insgesamt werden acht Mandanten, fünf Tochterfirmen und zwei kleinere Vereine buchgeführt. „Wir müssen die Kontrolle über die Liquidität bewahren und vorausschauend planen können“, weiß Antonio Monte, seit 2011 Leiter des 16-köpfigen Finanz- und Rechnungswesenteams. „Dafür benötigen wir bereichsübergreifende Transparenz, ein effektives Berichtswesen sowie ein sicheres, automatisiertes Tagesgeschäft.“
„Software für alles“ gesucht
2014 wurde deshalb Diamant/3 eingeführt. Die Rechnungswesensoftware des Bielefelder Herstellers Diamant Software löste die vorherige langjährige genutzte Finanzbuchhaltungssoftware ab, die dem Druck des Tagesgeschäfts nicht mehr gewachsen war. Zu starr und unspezifisch seien die Bedienfunktionen gewesen – betriebswirtschaftliche Auswertungen nach der geltenden Krankenhaus-Buchführungsverordnung (KHBV) ließen sich beispielsweise nur unter erheblichem manuellen Aufwand generieren. „Die Lösung war mehr auf Industrie- und Handelsunternehmen und eher unzureichend auf die spezifischen Bedingungen von Krankenhäusern ausgelegt“, erinnert sich Antonio Monte. Viele Abläufe mussten manuell vor- oder nachbereitet werden. „Dadurch verloren wir wertvolle Zeit und im Zusammenspiel mit anderen Programmen kam es häufig zu Übertragungsfehlern.“
Controlling und Rechnungswesen in einem
2014 kam es zu einem klassischen Auswahlprozess mit mehreren Anbietern, an dessen Ende sich schließlich Diamant/3 durchsetzen konnte. „Der Anbieter kennt unseren Sektor Gesundheitswesen genau, dementsprechend professionell war auch die Zusammenarbeit von Anfang an“, konstatiert Antonio Monte. Zusätzlich habe man sich bei anderen Krankenhausanwendern informiert, die Diamant/3 bereits seit Jahren einsetzen. „Wir bekamen ausschließlich positive Rückmeldungen und für unsere Bedürfnisse war es auch das überzeugendste Kostenmodell.“
Dass die Rechnungswesensoftware schon im Standard umfassende Controllingfunktionalitäten mitbringt und in der Lage ist, vorgelagerte Programme wie MS Excel nahtlos zu integrieren, seien weitere wichtige Entscheidungsgründe gewesen. Eine hohe Integrationsfähigkeit erreicht die Software über den sogenannten Diamant Business Connector, der es ermöglicht vor- und nachgelagerte Programme komfortabel über Webservices anzubinden. Auf diese Weise kommuniziert Diamant/3 nahtlos mit der Lohnsoftware P&I LOGA und dem Krankenhausinformationssystem Telekom Healthcare Solutions. Zudem ist es möglich, dass Buchungsformate in csv-Form ebenfalls nahtlos in das Finanzbuchhaltungssystem eingespielt werden können. Auch das Warenwirtschaftssystem RCS der Catering Tochter Gucina GmbH tauscht nahtlos Daten mit der Rechnungswesensoftware, sodass Ausgangsrechnungsinformationen ohne manuellen Aufwand fehlerfrei übertragen werden können.
Bereichsübergreifendes Reporting
„Dank Diamant/3 haben wir jetzt ein aussagekräftiges und fehlerfreies Reporting – wir können Auswertungen quasi auf Knopfdruck KHBV-gemäß aufbauen und sie uns in allen möglichen Formen anzeigen lassen“, schwärmt der Leiter des Finanz- und Rechnungswesens.
Die Software bietet dafür eine Vielzahl vorgefertigter Berichte und Kennzahlen, die sich über eine bidirektionale Schnittstelle in Excel individuell anpassen und zurücktransferieren lassen. Übertragungsfehler sind somit ausgeschlossen. Auch lassen sich die Auswertungen mit Balkendiagrammen und Ampeln visualisieren. „Wir können jetzt zügig und stets mit aktuellen Zahlen Auswertungen anstoßen, genauso wie wir sie für unser Reporting benötigen“, erläutert Antonio Monte. „Über Markos lassen sich in Excel die laufenden Reportings verformeln – automatisch gehen dann die aktuellen Zahlen und statistischen Mengen aus Diamant/3 ein, sodass unsere Geschäftsführung quasi auf Knopfdruck ein aktuelles Berichtswesen erhält, wofür wir früher mehrere Stunden brauchten.“
Komfortabel zum Jahresabschluss
Jahresabschlüsse für das Krankenhaus gemäß KHBV und für die fünf Tochterfirmen und zwei Vereine nach DATEV-Kontenrahmen können mühelos mit den mitgelieferten Standardberichten erstellt werden. Dank der Datev Schnittstelle wird zudem ein konformer Datentransfer zum Steuerberater, Wirtschaftsprüfer gewährleistet. Per Tastendruck erhält dieser die intern vorbereiteten Daten des handelsrechtlichen Abschlusses und kann auf dieser Basis dann den steuerrechtlichen Jahresabschluss durchführen. „Wir sind am 31.5.2015 auf Diamant gewechselt und konnten den gesamten Jahresabschluss 2014 bereits komplett in Diamant/3 bewerkstelligen und das bei einer Zeiteinsparung von mindestens zwei Monaten“, erklärt Antonio Monte zufrieden.
Positiv hervorzuheben sei in dem Zusammenhang auch die jüngst von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG testierte Sicherheit des Systems: So können Buchungsläufe z. B. nach der finalen Bearbeitung gesperrt werden und Zugriffsrechte lassen sich gezielt für bestimmte Nutzergruppen einrichten. Die Besuche der Lohnsteuerprüfer oder Betriebssteuerprüfer verlaufen seitdem auch angenehm reibungslos, schließlich müssen Monte und sein Team jetzt nur noch die GDPdU-Schnittstelle auswerten und für den Prüfer einen Arbeitsplatz mit definierten Leserechten bereitstellen. Dieser liest dann die Daten in seine Finanzamt-Software ein, prüft bestimmte Konten ab und schaut sich eingescannte Belege aus dem Diamant/3 Rechnungswesen an. „Wir haben eine große Zeitersparnis, denn wir müssen nicht mehr in der Nähe sein und auf Anfrage jeden Beleg einzeln aus den Ordnern hervorkramen.“
Durchgängiger und papierloser Rechnungseingang
Im Tagesgeschäft profitiert die Klinik jetzt außerdem von einem durchgängigen Rechnungseingangs-Workflow. Dazu werden vorab sämtliche eingehenden Rechnungen von der Poststelle gescannt. Mit dem in Diamant/3 integrierten Rechnungseingangsmanagement lässt sich dann der Weg einer Rechnung zur Prüfung, Freigabe und Buchung ganz genau festlegen. Die Software kann dabei die Workflowfunktionen eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) ersetzen und ermöglicht einen vollkommen papierlosen Rechnungsumlauf – vom Scanprozess über die Einbindung des Rechnungseingangsbuchs bis hin zur Unterstützung der Prozessabwicklung und dem Zahlungsverkehr.
Über die Verknüpfung mit dem Rechnungseingangsbuch erhalten Antonio Monte und sein Team nun die „bestmögliche Liquiditätsübersicht“, denn Informationen von Rechnungen fließen direkt in Berichte zur Liquiditätsplanung und Budgetkontrolle ein – also schon vor der eigentlichen Buchung.
Per Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktion haben die Beteiligten zudem Skonto- und Zahlungsfristen im Blick, sodass verschenkte Skonti der Vergangenheit angehören. „Anders als in der Industrie gibt es bei uns sehr viele einzelne Funktionseinheiten mit Fachleitungen, die unsere Rechnungen abzeichnen müssen“, gibt Antonio Monte zu denken. Da seien in der Vergangenheit häufig Rechnungen abhandengekommen. „Heute werden alle ankommenden Belege zuerst ins Rechnungseingangsbuch aufgenommen und von dort aus weitergeleitet, im Rechnungswesen haben wir somit immer den Überblick und können bei Verzögerungen unmittelbar den Kostenstellenverantwortlichen kontaktieren.“
Darüber hinaus ist die Buchhaltung nun in der Lage, die Rechnungen schon im Rechnungseingangsbuch komplett vor zu kontieren. Das steigert die Transparenz und bei häufig vorkommenden Buchungen erkennt das System schon während des Scans automatisch wesentliche Informationen wie Kreditor, Kostenstelle und Kostenart. „Da liegt die Trefferquote momentan bei 95 Prozent“, lobt Antonio Monte. „Somit haben wir schon mit dem Einscannen der Rechnung den Großteil des Buchungssaufkommens erledigt.“ Und auch nach der Freigabe durch den Kostenstellenverantwortlichen reicht ein einfacher Tastendruck, um die Rechnung final zu buchen.
Insgesamt sei die Buchung der Eingangsrechnungen viel effizienter geworden. Die DRK-Kinderklinik arbeitet mit zwei größeren Lieferanten für Arzneimittelversorgung zusammen, das allein führt schon monatlich zu zirka 2,500 Buchungen. Früher sei eine Buchhalterin acht Stunden damit beschäftigt gewesen, eine Rechnung von 150 Seiten ins System zu übertragen. Durch den Diamant Business Connector können diese nun als Datensatz direkt in das Rechnungswesen eingelesen werden. „Das funktioniert reibungslos und dauert heute nur noch 15min.“
Mehr Zeit für Prozesscontrolling
Zufrieden sind Antonio Monte und sein Team auch von der intuitiven Bedienerfreundlichkeit der Software. Es seien ja nicht nur Buchhalter an den Prozessen beteiligt, und auch die würden sich schnell im Programm zurechtfinden. „Im Unternehmen stößt Diamant/3 auf eine hohe Akzeptanz, denn das Programm leitet die Mitarbeiter gut durch die einzelnen Prozesse und jeder sieht die Vorteile gegenüber unserem Altsystem“ so Antonio Monte. Da das Tagesgeschäft insgesamt viel schneller sei, bleibe nun mehr Zeit für die wichtigen Dinge. „Die Transparenz hat sich erhöht – wir haben mehr Zeit für echtes Prozesscontrolling und sind dadurch in unseren Planungen viel genauer.“
