Mehr Rechnungswesen für das DRK
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Das Deutsche Rote Kreuz in Hamburg-Harburg – Wohlfahrtsverband und Hilfsorganisation in einem.Mit rund 7000 fördernden Mitgliedern, 300 ehrenamtlichen Helfern und über 700 hauptamtlichen Mitarbeitern ist es die größte Bürgerinitiative Harburgs.[/caption]
Bielefeld, den 19. November 2013 – Mit dem Deutschen Roten Kreuz Kreisverband Hamburg-Harburg e.V. hat sich ein weiterer DRK-Verband für die Rechnungswesen- und Controllingsoftware Diamant/3 IQ entschieden. Für die Leitungen der Kindertagesstätten bietet vor allem das Diamant Kassenbuch eine echte Erleichterung.
Mitte 2012 hat die Geschäftsführung des DRK-Harburg entschieden, das Rechnungswesensystem auf Diamant/3 IQ umzustellen. Seitdem läuft dort vieles besser, wie Inke Bunge, Teamleiterin der Finanzbuchhaltung, zu berichten weiß: „Der Support unseres Altsystems war leider nicht zufriedenstellend. Das hat sich mit Diamant deutlich gebessert – ein Anruf und wir bekommen sofort Hilfe.“
In naher Zukunft plant das DRK-Harburg außerdem die Einführung eines umfassenden Dokumenten-Management-Systems (DMS). Mit der bisherigen Buchhaltungslösung hätte der Kreisverband diesen Schritt nicht gehen können. „Zukünftig wollen wir nahezu papierlos arbeiten und sämtliche Dokumente eines Buchungsvorgangs direkt aufrufen. Diamant bietet hierfür die idealen Voraussetzungen“, erläutert die Leiterin der DRK-Finanzbuchhaltung.
Wichtige Innovationen für die Zukunft
Gemeint ist damit auch die Archiv-Integrationskomponente, mit der sich Archivsysteme schnell und unkompliziert integrieren lassen. So verfügen bereits alle marktgängigen DMS-Systeme über eine Anbindung zum Diamant/3 IQ Rechnungswesen, und jedes weitere lässt sich einfach integrieren.
Als überaus hilfreich erweist sich hingegen schon jetzt die bi-direktionale Office-Integration, die einen reibungslosen Datentransfer zwischen den vor- und nachgelagerten Systemen zum Diamant/3 IQ Rechnungswesen gewährleistet. Davon profitiert in erster Linie die Abteilung Controlling, deren Planungssystem nahtlos mit der Diamant-Anwendung kommuniziert.
Entscheidende Verbesserungen haben sich zudem im OP-Management ergeben (OP, offene Posten). Dort überzeugt vor allem das individuelle Mahnwesen, mit dem man spezifische Zahlungsaufforderungen für unterschiedliche Bereiche erstellen kann. Ebenso individuell verhält sich Diamant bei den Mahnstufen, die sich jederzeit aussetzen oder neu ansetzen lassen. „Für eine Organschaft mit zahlreichen Zweig- und Tochterstellen ist es essentiell, Debitoren bereichsweise mahnen zu können“, unterstreicht Inke Bunge. „Unsere alte Software hatte hier großes Verbesserungspotential.“
Große Erleichterung für die Kitas
Die vielen Einrichtungen buchhalterisch einzubinden, wurde lange Zeit auch als besondere Herausforderung angesehen: Das DRK Hamburg-Harburg unterhält fünfzehn Kindertagesstätten und eine Vielzahl anderer Einrichtungen, die alle über eine Barkasse und ein eigenes Kassenbuch verfügen. Die Abrechnung erfolgt jeweils monatlich und wird von den Mitarbeitenden vor Ort bewerkstelligt.
In den seltensten Fällen handelt es sich bei den Leitungen der Kindertagesstätten um ausgewiesene Fibu-Experten. Für sie bietet das elektronische Kassenbuch von Diamant daher eine besondere Erleichterung.
Die Windows-basierte Oberfläche ist leicht verständlich und zeitaufwendiges handschriftliches Führen von Kassenbüchern gehört nun endgültig der Vergangenheit an. Unklarheiten werden umgehend aufgeklärt, da die zentrale Buchhaltung jederzeit online auf die Kassenbewegungen zugreifen kann.
Dass Diamant für die Kita-Leitungen eine große Erleichterung ist, kann auch Inke Bunge bestätigen: „Unsere Einrichtungsleiter haben sehr schnell Gefallen an dem neuen Programm gefunden. Via Netviewer-Schulung haben wir ihnen gezeigt, wie sie die Kasse führen können und ihre Belege einzugeben haben, und das ist hervorragend gelaufen. Es gab bis heute kaum Rückfragen, und ich musste keine Nachschulungen anbieten – das freut mich natürlich sehr.“
Weitere Informationen: www.diamant-software.de
