"Mehr – Besser – Detaillierter" - STAS CONTROL Social sorgt bei SeniVita für mehr Transparenz
Um im Management einen wirklich zeitnahen Überblick zu erhalten und bei Auffälligkeiten schnell konkrete Ursachenanalysen vorzunehmen, entschied man sich bei SeniVita für die Einführung von STAS CONTROL Social.
Foto: Eines vieler Einrichtungshäuser, Seniorenhaus St. Vitus
Eine Excel-basierte Steuerung von mehr als 40 Einrichtungen mit so unterschiedlichen Zwecken wie Alten- und Behindertenpflege, ambulante und teilstationäre Dienste, Schulen, Sanitätshaus, Bau, Facility-Management und EDV ist enorm aufwendig. Um im Management einen wirklich zeitnahen Überblick zu erhalten und bei Auffälligkeiten schnell konkrete Ursachenanalysen vorzunehmen, entschied man sich bei SeniVita für die Einführung von STAS CONTROL Social.Unnötige Belastung durch Daten- und Papierflut
Die monatliche Konsolidierung und Aufbereitung der Daten aus den verschiedenen Vor-Systemen, die über mehrere Server verteilt sind, belastete die Buchhaltung erheblich. Bisher wurden zwölf mal im Jahr drei volle Ordner mit Unterlagen über die Leistungen der Einrichtungen und Firmen der Gruppe erstellt. Eine wirklich aktuelle Übersicht wurde damit trotzdem nicht geschaffen, der Aufwand war einfach zu groß. Hinzu kam die tägliche Liquiditätskontrolle durch Geschäftsführung und Gesellschafter, was bei 48 Bankkonten viel Arbeit nach sich zog.
Gab es Auffälligkeiten in den Auswertungen oder wurden signifikante Abweichungen deutlich, musste das Führungsteam in der Buchhaltung nachfragen. Aufgrund der vielschichtigen Vor-Systeme waren detaillierte Analysen nicht auf Anhieb möglich. Der Zusammenhang zwischen den verschiedenen Daten konnte in den meisten Fällen nur manuell nachvollzogen werden.
„Gerade in sozialwirtschaftlichen Organisationen muss man Kosten und Ertrag jederzeit im Blick haben, um frühzeitig gegensteuern zu können. Wir verfügten zwar prinzipiell über alle Daten, aber unsere Systeme waren zu unflexibel bzw. nur auf den spezifischen Anwendungszweck ausgelegt. Übergreifende Fragestellungen konnten in der Vergangenheit nur mit enormem Zeitaufwand beantwortet werden, es bestand dringender Handlungsbedarf“, begründet Inge Lehnert, Prokuristin bei der SeniVita Sozial gGmbH, die Entscheidung für STAS CONTROL Social.
Über 800 Kostenstellen jederzeit im Blick
Durch eine neue Struktur der Kostenrechnung hat sich die Transparenz bei SeniVita stark verbessert. Dafür wurden alle Einrichtungen bzw. Organisationseinheiten mit ihren Standardkostenstellen differenziert nach Kostenarten in STAS CONTROL abgebildet und in den verschiedenen Berichten und Cockpits für das Management aufbereitet.Â
Das Führungsteam erhält damit jederzeit aktuelle Antworten auf Knopfdruck – und das auf Fragen, die in der Vergangenheit aufgrund des enorm hohen Aufwands nicht zeitnah beantwortet werden konnten. Für die unterschiedlichen Pflegearten kann man jetzt differenziert abfragen, welchen Beitrag diese zum Gesamtergebnis liefern. Beliebige Fragestellungen wie nach dem Ertrag bzw. den Kosten ambulanter Pflege oder nach dem Ergebnisbeitrag der verschiedenen Einrichtungen können ebenso mit wenigen Klicks beantwortet werden. Auch die aktuelle Höhe und die Zusammensetzung des Pflegeaufwandes der personalintensiven Tochterfirmen, die Kosten eines einzelnen Pflegetages in einer ausgewählten Einrichtung und die Auslastungsquote der Pflegeeinrichtungen sind täglich abrufbar.Â
„Der große Vorteil für uns ist, dass alle Daten in einem zentralen System gesammelt und analysiert werden können. Informationen aus unserem Dienstplanprogramm werden mit Daten aus den Pflegesystemen und der Finanzbuchhaltung verknüpft, so dass auch komplexe Aussagen über den Stand der Leistungen und Einrichtungen möglich sind. STAS CONTROL Social erlaubt uns durchgängige Analysen für den gesamten Unternehmenskonzern, für spezielle Geschäftsbereiche oder jedes einzelne Unternehmen bis auf Abteilungsebene herunter“, lobt Inge Lehnert die Lösung.
„Unser Management freut sich über ‚Mehr – Besser – Detaillierter‘ dank STAS CONTROL Social. Wir verfügen über mehr Auswertungen und mehr Kennzahlen, um die Organisation zu steuern. Wir sind besser, weil qualitativ hochwertige Zahlen tagesaktuell vorliegen, Erfassungsfehler vermieden werden und wir wesentlich effizienter arbeiten.“Â
Beatrix Bauer, MIS - BeauftragteÂ
Mehr Transparenz für alle Leitungsfunktionen
Gesellschafter, Geschäftsführung und Controlling profitieren gleichermaßen von der Einführung von STAS CONTROL Social. Auch für die Heim- und Pflegedienstleitungen vereinfacht sich dank der speziell auf diese Aufgabenbereiche zugeschnittenen Berichte der Zugriff auf wichtige Informationen. Fragen, wie hoch ist die Auslastung der verschiedenen Abteilungen? Wie steht es mit der Personalverfügbarkeit bzgl. Über- bzw. Unterstunden? Halten wir die vorgeschriebene Fachkraftquote beim derzeitigen Stand an Bewohnern ein? Wo liegen wir bzgl. der geforderten Qualitätskriterien? STAS CONTROL liefert jedem verantwortlichen Mitarbeiter die für seinen Verantwortungsbereich relevanten Kennzahlen, so dass bei Abweichungen von vorgegebenen Sollwerten unmittelbar und gezielt gehandelt werden kann.
„Dank STAS CONTROL Social können wir effizienter arbeiten und keiner musste sich zum IT-Profi fortbilden. Das hat von Anfang an für Akzeptanz bei Mitarbeitern und Management gesorgt. Schon jetzt ist absehbar, dass wir den Einsatz sukzessive erweitern werden“, so das Resümee von Beatrix Bauer.
Weitere Informationen zu SeniVita unter www.senivita.de und im neuen Anwenderbericht.
