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Erfahrungsbericht zu Diamant Software beim Arbeiterwohlfahrtsverband in Bielefeld

 'Sozial handeln und wirtschaftlich denken’ muss kein Widerspruch sein, wie der Einsatz von Diamant/3 IQ beim Arbeiterwohlfahrtsverband in Bielefeld beweist. Die Integration der benutzerfreundlichen Rechnungswesensoftware führte bereits nach kurzer Zeit zu einem „wahren Quantensprung im Workflow“, so der dortige Vorstand Rolf Potschies. Für eine bessere Wirtschaftsplanung und mehr Transparenz zwischen den Einrichtungen wurde die bestehende Lösung nun um das Diamant Controlling erweitert.  Mit über 60 Einrichtungen ist der Arbeiterwohlfahrt-Kreisverband Bielefeld e. V. im gesamten Stadtgebiet vertreten. Zu den Angeboten gehören Einrichtungen der ambulanten und teilstationären Altenhilfe, Kinder-, Jugend- und Familienhilfe, Begegnungs- und Servicezentren sowie Fort- und Weiterbildungseinrichtungen. Außerdem zählt der Verband über 2.200 Mitglieder und umfasst 18 Ortsvereine sowie drei Stadtteilgruppen. Neben den rund 570 hauptamtlich Beschäftigten sind etwa 275 Honorarkräfte sowie 750 ehrenamtliche Mitarbeiter/-innen für die AWO in der Region aktiv. Seit April 2012 nutzt die AWO Bielefeld Diamant/3 IQ im Rechnungswesen. Der Verband löste damit ein Altsystem ab, dass in Sachen Funktionalität und Integrationstiefe an seine Grenzen gestoßen war. Auch hätten entsprechende Auswertungsmöglichkeiten gefehlt. „Wir vermissten die zahlreichen strukturellen und betriebswirtschaftlichen Besonderheiten, die im Rechnungswesen eines Sozialverbandes berücksichtigt werden müssen“, begründet AWO-Vorstand Rolf Potschies die Entscheidung. „Mit Diamant/3 IQ haben wir nun eine zukunftssichere Lösung, die diese Funktionen bereits im Standard abbildet.“ Schnellere Prozesse im Tagesgeschäft Als gutes Beispiel hierfür gelten die schuljahresbezogenen Auswertungsmöglichkeiten von Diamant. Die Arbeiterwohlfahrt muss bei der Schulsozialarbeit an Grundschulen – den offenen Ganztagsschulen (OGS) – regelmäßig Berichte erstellen, deren Zeitraum nicht das Kalender-, sondern das Schuljahr umfasst. Auch die Lastschrifteinzüge rund um das Essensgeld von Schülern gestalten sich deutlich einfacher als früher. Und selbst die Buchungen der Kontoauszüge seien längst nicht mehr so zeitintensiv: Diamant erledigt dies per Bankimport. Das bereitgestellte Modul holt elektronische Kontoauszüge selbstständig bei der Bank ab, analysiert sie und ordnet sie – soweit anhand der Belegdaten möglich – automatisch zu. Da die Software lernfähig ist, steigt die Trefferquote im Lauf der Zeit kontinuierlich an. Für effiziente Arbeitsabläufe sorgt außerdem die intuitive Bedienerfreundlichkeit der neuen Software. „Die Systemoberfläche ist Windows basiert und lässt sich individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Benutzers anpassen“, hebt Rolf Potschies lobend hervor. Die Mitarbeiter würden ihre Ziele nun deutlich besser, schneller und einfacher erreichen. Hilfreich seien dabei auch die Reiterfunktion sowie der modulare Aufbau der Software: „Wir erhalten sämtliche Informationen auf einen Blick und können zudem mehrere Fenster nebeneinander legen.“ Somit müsse man nicht ständig von einem Modul ins nächste springen. Buchungsvorgänge können ohne großen Zeitverlust konsequent zu Ende geführt werden. Bestmögliche System-Kommunikation Ähnlich reibungslos verläuft auch der Transfer von Lohn- und Abrechnungsdaten: Als führender Anbieter einer Rechnungswesen- und Controlling-Lösung kooperiert der ebenfalls aus Bielefeld stammende Softwarehersteller Diamant mit den renommiertesten Unternehmen am Markt. Es bestehen beispielsweise Integrationen zu den Lohn- und Gehaltslösungen von Datev, P&I, Sage und SP_Data. „Im Vergleich zum Vorsystem ist das heute kein Problem mehr – ein Rechenzentrum stellt uns die Lohndaten aus unserer Personalabrechnungslösung Kidicap als Datei zur Verfügung und Diamant/3 IQ übernimmt selbständig die Verteilung auf die einzelnen Kostenstellen“, erklärt AWO-Vorstand Rolf Potschies. Auch andere vor- und nachgelagerte Lösungen wie etwa Pflegedienstprogramme oder Dokumenten-Management-Systeme lassen sich via Webservice nahtlos an Diamant anbinden. „Die Entscheidung für einen Systemwechsel war letzten Endes eine wirtschaftliche Entscheidung – die Lösung liefert uns schlanke Prozesse und ein hohes Maß an Flexibilität, sodass am Ende mehr Zeit für Planung und Reporting übrig bleibt.“ Diamant Business Intelligence für umfassende Analysen Wirtschaftliche Entscheidungen treffen will der Verband auch weiterhin: Seit November 2013 verwendet die Arbeiterwohlfahrt neben der bestehenden Lösung ein vollwertiges Datenmodell für Bilanz-, Finanz-, Kosten- und Erfolgs-Controlling. Auf Basis von Informationen, die aus verschiedenen Daten- und IT-Systemen integriert werden, liefert Diamant/3 IQ wichtiges Wissen und faktenbasierte Entscheidungshilfen für das Controlling sofort. „Wir haben über 60 Kostenstellen zu verwalten, da sind die Bereiche Steuerung und Planung von zentraler Bedeutung“, klärt Vorstand Rolf Potschies auf, der auch für das Controlling des Verbands zuständig ist. „Die Träger der freien Wohlfahrtspflege sind leider stets als erstes von Mittelkürzungen und Ressourcenknappheit betroffen, daher gilt es, Plan-Ist-Abweichungen sofort zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.“ Auch müssten Projekte hinsichtlich ihrer Budgets von Anfang bis Ende überwacht werden. Die Einbeziehung von Sonderposten und zweckgebundenen Zuschüssen bilden eine weitere Besonderheit in der strategischen Planung. „Das Diamant/3 IQ Rechnungswesen und Controlling verleiht uns jetzt mehr unternehmerische Sicherheit. Parallel dazu sorgt die Lösung für mehr Transparenz und fördert die wirtschaftliche Diskussion zwischen uns und den einzelnen Organisationseinheiten.“ Service-Werkstatt Controlling Für die Berichtserstellung hält das Diamant Controlling einen reichhaltigen Fundus an vordefinierten Berichten und Analysen bereit. Diese lassen sich rasch an die individuellen Belange anpassen. Besonders hilfreich ist dabei vor allem der Diamant Werkzeugkoffer, in dem sich zahlreiche vordefinierte Spitzen- und Einzelkennzahlen befinden, wie zum Beispiel EBIT, DB I bis DB IV, Cash-Flow-Rate, Liquiditätsgrad I bis III. Der Anwender hat dadurch viele Möglichkeiten – vom Beobachten und Analysieren der Geschäftsdaten in allen Einzelheiten bis zum Erstellen von Dashboards, Scorecards, Berichten und vielem mehr. „Es gibt da eine ganze Reihe von Musteranalysen, die sich schnell und unkompliziert mit den eigenen Daten auffüllen lassen“, weiß Controlling-Spezialist Rolf Potschies. Außerdem vermag das Diamant-Modul sämtliche Daten auch in grafischer Form darzustellen – sei es als übersichtliches Business Chart, Landkarte, Ampel, Tachometer, Torten- oder Balkendiagramm. „Da mussten wir früher immer den schwierigen Umweg über Excel nehmen und die Werte jedes Mal von neuem definieren“ Diamant hingegen aktualisiert jede Grafik per Tastendruck in Echtzeit, sodass der manuelle Aufwand heute weitaus geringer sei. Die wirtschaftliche Planung der AWO Bielefeld werde dadurch transparenter. „Für Mitarbeitende ohne weitreichende betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind grafische Darstellungen einfach aussagekräftiger und vor allem verständlicher als ellenlange Zahlenlisten.“ Transparenz in beide Richtungen So erhält jeder der fast 70 Einrichtungsleiter immer am 28. eines Monats einen aussagekräftigen Bericht. Enthalten sind darin die Einnahmen und Ausgaben des Vormonats sowie die Kostenentwicklung insgesamt. „Wir müssen uns da um nichts mehr kümmern – sind die Berichte erst einmal definiert, aktualisiert Diamant/3 IQ die Zahlen automatisch und versendet diese zum gewünschten Zeitpunkt selbständig per E-Mail“, so der Vorstand der Arbeiterwohlfahrt. Mithilfe des One-Page-Only-Prinzips werden die Auswertungen zudem für die Budgetverantwortlichen – die in der Regel keine Buchhalter sind – so übersichtlich und konkret wie möglich gehalten. „Primär geht es vor allem darum, dass die Leitungen möglichst zeitnah die aktuellen Wirtschaftszahlen vorliegen haben, sodass neben der inhaltlichen Diskussion immer auch ein Austausch über die betriebswirtschaftliche Leistung stattfindet“, führt Rolf Potschies aus. Das neue Verfahren werde bislang von allen Seiten sehr gut angenommen: „Wir erhalten viele Rückmeldungen – unsere Finanzbuchhaltung befindet sich quasi im ständigen Dialog mit den Einrichtungen. Indem wir offene Fragen klären und uns auf Probleme und Auffälligkeiten hinweisen, helfen wir uns gegenseitig.“ Vor allem die Monatsabweichungen im Verhältnis zum Gesamtplan sorgen für intensive Diskussionen. „Letzten Endes wollten wir genau das mit dem Diamant Controlling erreichen: Wir haben nun eine offene Diskussion, auf deren Basis wir unsere Arbeit verbessern können – bei uns ist eben Schweigen Silber und Reden Gold.“ Weitere Informationen Diamant Software GmbH & Co. KG Alexander Mosch Sunderweg 2 33649 Bielefeld Telefon: +49 (0)521 / 942 60 – 20 Telefax: +49 (0)521 / 942 60 – 29 E-Mail: marketing@diamant-software.de Internet: www.diamant-software.de