Erfahrungsbericht Caritasverband Moers-Xanten e. V.
Der Caritasverband Moers-Xanten e. V. beschäftigt derzeit mehr als 800 Mitarbeiter und ist mit einem professionellen Netz aus sozialen Einrichtungen und Diensten im gesamten linksrheinischen Gebiet des Landkreises Wesel vertreten. Im Rechnungswesen vertraut der Verband seit Jahren auf Diamant Software. Für mehr Transparenz und eine bessere Wirtschaftsplanung wurde nun zusätzlich das Diamant Controlling, die integrierte Business-Intelligence-Lösung, eingeführt. „Im Vergleich zu vorher sind das jetzt völlig andere Welten“, zeigt sich der dortige IT-Leiter und Controller Damian Pawolka begeistert.Â
Als freier Wohlfahrtsträger ist der Caritasverband Moers-Xanten e.V. zuständig für die Städte und Gemeinden Moers, Neukirchen-Vlyn, Kamp-Lintfort, Rheinberg, Alpen, Sonsbeck und Xanten. Mit einer Vielzahl sozialer Einrichtungen und mehr als 800 haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitern bietet der Verband den Menschen in der Region ein umfassendes Hilfangebot: Die sozialen Leistungen reichen von Beratung und Betreuung über ambulante und stationäre Pflege bis hin zur Seniorenerholung, betreutem Wohnen und Integrationshilfe.
Seit 2006 nutzt der Verband Diamant Software im Rechnungswesen. Der Umstieg auf die webfähige Rechnungswesenlösung Diamant/3 IQ erfolgte im Jahr 2010 und war eine Reaktion auf das starke Wachstum des Verbands. „Intern benötigten wir eine bedienerfreundliche Software, die eine einfache Administration dezentraler Strukturen erlaubt und passgenaue Oberflächen für unterschiedliche Nutzergruppen bietet“, erinnert sich IT-Leiter Damian Pawolka und betont: „Mit Diamant/3 IQ haben wir die ideale Prozesssteuerung gefunden – wir sind einfach überzeugt von dieser Lösung!“
Systemkommunikation gewährleistet
Neben zahlreichen Optimierungen im Tagesgeschäft brachte vor allem die hohe Integrationsfähigkeit der Software viele Vorteile mit sich: Diamant/3 IQ tauscht automatisch Daten mit den vorgelagerten Systemen für die ambulante Altenhilfe („snap“), der stationären Altenhilfe („Vivendi“) sowie dem Essen auf Rädern („RCS“). „Wir haben unsere Kostenträger auf insgesamt vier Fachbereiche verteilt, die über zwei verschiedene Systeme abgerechnet werden“, erläutert Pawolka. „Dass nun die Abrechnungen der unterschiedlichen Einrichtungen und Kostenstellen automatisch an das Diamant Rechnungswesen übergeben werden, ist für uns eine große Erleichterung.“
Auch zu Kidicap, dem Personalabrechnungsystem des Verbands, besteht eine Anbindung. „Die Personalaufwendungen sind nach wie vor unser größter Kostenblock – da sind wir froh, mit Diamant/3 IQ eine Lösung gefunden zu haben, die Kidicap reibungslos integriert“, so der IT-Leiter.
Vor Kurzem konnte außerdem die Archivlösung „Therefore“ in die Prozesse eingebunden werden. Wichtige Belege aus dem Rechnungswesen gelangen nun direkt in das elektronische Archiv und werden dort revisionssicher und GDPdU-konform aufbewahrt.
Auf Knopfdruck volle Transparenz
So konnte der Caritasverband Moers-Xanten e.V. die Struktur seiner IT-Landschaft nach und nach ebnen. Was jetzt noch fehlte, war ein programmübergreifendes Auswertungssystem, das die Kidicap-Personaldaten und andere unternehmensrelevante Informationen komfortabel analysiert und darstellt. In seiner Funktion als Controller versuchte Damian Pawolka eine Zeit lang Kostenstellenanalysen über Excel durchzuführen; dieses Vorgehen habe sich aber als „zu unsystematisch, zeitaufwändig und fehlerhaft“ herausgestellt.
Die Geschäftsführung drängte deshalb schon bald auf eine effektivere Lösung: Möglichst kurzfristig sollte ein kostengünstiges Verfahren eingerichtet werden, das wichtige Kennzahlen und Daten tagesaktuell zur Verfügung stellt und die volle Transparenz über sämtliche Einrichtungen und Kostenstellen gewährleistet. „Als Träger der freien Wohlfahrtspflege verfügen wir über einen eng bemessenen Jahreshaushalt, sodass wir in der Lage sein müssen, wirtschaftliche Schwankungen sofort zu erkennen“, führt der IT-Leiter aus. „Recht zügig haben wir uns dann für das Diamant Controlling entschieden, da Diamant/3 IQ ohnehin schon nahtlos mit allen Systemen im Austausch steht, wir durch die integrierte Business-Intelligence-Lösung einen sehr geringen Einführungsaufwand hatten und durch vordefinierte Analysen schon recht schnell ein hoher Nutzungsgrad sicher gestellt werden konnte.
Personalcontrolling integriert
Seit Ende 2013 verwendet der Caritasverband Moers-Xanten e. V. neben der bestehenden Lösung somit ein vollwertiges Datenmodell für Bilanz-, Finanz-, Kosten-, Erfolgs- und Personalcontrolling. Auf Basis von Informationen, unter anderem aus den Abrechnungssystemen Vivendi und Snap, liefert Diamant/3 IQ wichtiges Wissen und faktenbasierte Entscheidungshilfen für das Controlling sofort. Für die Berichtserstellung hält die Software zudem einen reichhaltigen Fundus an vordefinierten Berichten und Analysen bereit. Diese sind rasch an die individuellen Belange angepasst. „Das Diamant Controlling vermag mehr, als wir erwartet haben – und das ganz ohne die Einrichtung eines zusätzlichen OLAP-Datenwürfels“, teilt der IT-Leiter zufrieden mit.
So werden beispielsweise spezielle Analysen wie „die Auslastung von Betten im Altenheim“ einmal definiert und dann direkt an das Berichtswesen übergeben. „Hat man diese Auswertungen einmal festgelegt, laufen diese im Hintergrund automatisiert ab“, klärt Damian Pawolka auf. Auch die Daten aus dem Personalmanagementsystem Kidicap werden mithilfe des Controllings ausgewertet. Der Caritasverband betreibt Kidicap über ein externes Rechenzentrum in Volmarstein. Dort pflegen und verwalten mehrere Mitarbeiter sämtliche Personal-, Stamm- und Bewegungsdaten. „Wir bekommen von dort jetzt einmal im Monat eine Datei mit dem wesentlichen Zahlenmaterial aus unserem Personalwesen, welches wir direkt in Diamant auswerten können.“
In Zukunft alles parat
Durch den Einsatz des Diamant Controllings konnte die Unternehmenstransparenz noch einmal bedeutend erhöht werden. Per automatischen E-Mailversand bekommen die Fachbereichsleitungen jetzt einmal im Monat detaillierte betriebswirtschaftliche Auswertungen zugesandt. „Die Berichte unterscheiden sich nach Kostenstellen und gehen automatisiert an etwa 20 Empfänger, darunter die Geschäftsführung, die Fachbereichsleiter sowie diverse Mitarbeiter kleinerer Einrichtungen“, erklärt Pawolka. „Wir können aber auch jederzeit auf Abruf die taggenauen Zahlen liefern – im Vergleich zu vorher, sind das jetzt völlig andere Welten.“
Um die Berichte spezifisch zu gestalten, verwendet Pawolka die unterschiedlichen Gestaltungsmöglichkeiten, die ihm die Diamant-Lösung bietet. „Grafiken sagen oftmals mehr als bloße Zahlenreihen“, ist sich der IT-Leiter sicher. „Soll-Ist-Vergleiche oder Vorjahresvergleiche machen wir deshalb durch Balkendiagramme verständlicher, Personalanteile veranschaulichen wir am besten durch eine Tortengrafik.“
Und weil es beim Caritasverband Moers-Xanten auch in Zukunft immer weitergehen soll, planen die dortige Geschäftsführung und IT-Spezialist Damian Pawolka schon den nächsten Schritt: „Als nächstes wollen wir mit dem Diamant Controlling gezielte What-If-Diagnosen durchführen. Auch Prognosen zu den Jahresabschlüssen der einzelnenen Fachbereiche sind so möglich – wir wissen, dass wir da mit Diamant Software den richtigen Partner an der Seite haben.“
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