Mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung am 25. Mai 2018 musste in vielen Branchen umgedacht werden. Software-Anbieter stehen in der Pflicht, ihre Kunden über die Neuerungen zu informieren, die beispielsweise in Bezug auf die Speicherung von Betreuten- Daten in sozialen Einrichtungen eingetreten sind.

Bei GETECO, einem auf Software für soziale Einrichtungen spezialisierten Unternehmen, war schnell klar, dass die Kunden per Webinar über die Neuerungen informiert werden sollten. Online-Schulungen (oder auch Webinare) sind eine äußerst gute Lösung, wenn alle Kunden eines Unternehmens möglichst zeitnah zu einem bestimmten Thema geschult werden müssen. Sowohl für die Kunden als auch für das Unternehmen selbst bieten sie entscheidende Vorteile gegenüber Inhouse-Schulungen oder Schulungen vor Ort.

Die Kosten- sowie die Zeitersparnis ist auf beiden Seiten immens. Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten fallen gänzlich weg. Eine Schulung bedeutet außerdem nicht mehr den Verlust eines ganzen Arbeitstages, denn der zeitliche Aufwand beläuft sich ausschließlich auf die exakte Schulungszeit.

Der Trainer kann die Schulung von seinem Arbeitsplatz aus durchführen. Diesem Umstand ist Rechnung zu tragen, dass die Schulungen bei GETECO von Geschäftsführer Theo Prinz persönlich durchgeführt werden konnten – bei Terminen vor Ort wäre das aufgrund des zeitlichen Aufwands nicht möglich gewesen. Der Trainer kann zudem mehrere Kunden auf einmal schulen, ohne vor Ort sein zu müssen, wodurch lange Wartezeiten auf Kundenseite verhindert werden können.

Hinzu kommt, dass Online-Schulungen heutzutage denkbar einfach sind. Moderne Webinar- Software nimmt dem Benutzer viele Aufgaben automatisch ab. Über eine in wenigen Minuten erstellte Registrierungsseite können Kunden sich zum Webinar anmelden. Von da an geht alles automatisch: Die Software verschickt per E-Mail den Zugangslink für das Webinar und gegebenenfalls ein Passwort. Kurz vor dem Webinar wird eine Erinnerungsmail verschickt, die auf das baldige Beginnen hinweist.

Der Trainer kann seine Präsentation (zum Beispiel im PowerPoint- oder PDF-Format) im Voraus auf der Plattform hochladen und während des Webinars zeigen. Viele Plattformen bieten außerdem die Möglichkeit, eine Bildschirmübertragung zu starten oder ein virtuelles Whiteboard zu verwenden, auf dem gezeichnet werden kann. Änderungen können dadurch live in der Software vorgeführt werden.

Über einen Chatbereich können die Kunden Fragen stellen, die der Trainer dann entweder zeitnah oder am Ende des Webinars beantwortet. Häufig ist es sogar möglich, sich als Teilnehmer per Headset einzuschalten und seine Frage direkt zu stellen.
Ein weiterer großer Vorteil solcher Webinar-Plattformen ist der, dass die Schulungen aufgenommen und zu einem späteren Zeitpunkt automatisch abgespielt werden können. Dadurch ist es möglich, den Kunden in regelmäßigen Abständen hochwertige Online- Schulungen anzubieten, ohne dass jedes Mal ein Mitarbeiter für mehrere Stunden ausfällt. Die Kunden können sich individuelle Termine geben lassen und das Webinar zu einem Zeitpunkt ihrer Wahl besuchen. Fragen können bei automatisierten Webinaren beispielsweise im Nachgang per E-Mail gestellt und beantwortet werden.

Was man beachten sollte, wenn man Webinare anbieten will:

• Man sollte sich im Voraus über die technischen Anforderungen der Webinar-Plattform informieren: Was wird benötigt, um am Webinar teilnehmen zu können? Welche technischen Voraussetzungen muss das Equipment des Trainers erfüllen?

• Diese Informationen sollte man auch direkt an die Kunden weitergeben, damit diese sich gegebenenfalls mit ihrer Technik- oder IT-Abteilung in Verbindung setzen können. Manche Plattformen erfordern das Aktivieren von JavaScript oder das Installieren des Adobe FlashPlayers. Wenn die Kunden sich auf das Webinar vorbereiten können, treten im Live-Webinar keine Wiedergabe-Probleme auf.

• Auch der Trainer sollte vorab testen, ob alles funktioniert: Werden Mikrofon und Web- Cam erkannt? Funktioniert die Präsentation? Ist die Live-Schaltung möglich?

• Wenn man vorher noch nie ein Webinar gehalten hat, ist es ratsam, in einem Übungsdurchgang Erfahrungen zu sammeln. Viele Plattformen bieten eigens dafür Übungsbereiche an, in denen man die Durchführung unter realen Bedingungen testen kann.