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DRK-Kreisverband Borken steigert Effizienz durch den Einsatz des Elektronischen Bankkontoauszug von der All for One (jetzt: systema Deutschland GmbH)

Soziale Einrichtungen agieren seit längerem in einem Spannungsfeld von Wirtschaftlichkeit, Qualität und positiver Kundenorientierung. Auch oder gerade für die Verwaltung oder das Management kommen somit neue Aufgaben hinzu, um die gestiegenen Anforderungen im Wettbewerb mit anderen Anbietern meistern zu können. Den zunehmende Wettbewerbs- und Kostendruck spürte auch der DRK-Kreisverband Borken e.V. Um dieser Entwicklung stand zu halten, aber auch um technische Innovationen zur Steigerung der Effizienz zu nutzen, entschloss sich der DRK-Kreisverband mit seinen Tochtergesellschaften den Elektronischen Kontoauszug von der All for One (jetzt: Systema Deutschland GmbH) einzusetzen. Schnell zeigten sich die ersten positiven Auswirkungen des Softwareeinsatzes.

„Meine Erwartungen wurden voll und ganz erfüllt."

Im Gespräch mit Klaus Kuhmann, Prokurist DRK-Soziale Arbeit und Bildung gGmbH, Borken Aus welchen Gründen haben sie sich für den elektronischen Kontoauszug entschieden? Seit 15 Jahren leite ich das Rechnungswesen für den DRK-Kreisverband Borken e. V. mit seinen Tochtergesellschaften. Damals gab es noch viele Einrichtungen, in denen die Finanzbuchhaltung als lästige Pflicht empfunden wurde statt sie als zentrale Datenbasis zur Steuerung eines Unternehmens zu nutzen. Die permanente Weiterentwicklung der Arbeitsprozesse im Rechnungswesen ist unverzichtbar, um die steigenden Anforderungen effizient erledigen zu können. Auch in der Sozialwirtschaft spüren wir täglich den zunehmenden Kostendruck und den stärker werdenden Wettbewerb. Um konkurrenzfähig zu bleiben braucht auch die Sozialwirtschaft neben Kunden- und Marktorientierung die konsequente Nutzung technischer Innovationen zur Steigerung der eigenen Effizienz.

„Diese Investition wird sich in unserem Haus im Laufe des zweiten Jahres amortisiert haben."

Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz des integrierten Elektronischen Kontoauszuges von All for One (jetzt: systema Deutschland GmbH) ? Der Elektronische Kontoauszug nutzt die Möglichkeiten der EDV, um die Arbeiten der Sachbearbeiter/innen zu unterstützen. Stimmen z. B. drei in den Buchungsregeln definierte Kriterien (Rechnungsnummer, Debitorennummer und Zahlbetrag) mit den Daten des Kontoauszugs überein, erzeugt der Elektronische Kontoauszug automatisch die entsprechende Buchung. In anderen Fällen werden Buchungsvorschläge gemacht oder die Kontobewegungen, die durch den Elektronischen Kontoauszug nicht zuzuordnen sind, werden entsprechend farbig markiert. Auf unseren 15 Bankkonten werden abhängig vom Bankkonto 50 - 80 % der Kontobewegungen durch den Elektronischen Bankauszug Kreditoren bzw. Debitoren direkt zugeordnet. Der Nutzen ist bei den Konten am größten, auf denen fast ausschließlich Zahlungseingänge aufgrund von fakturierten Rechnungen erfolgen. Dieses gilt beispielsweise auch für unser Konto für die ambulante Pflege, auf dem wir eine 80%ige Trefferquote erzielen." Klaus Kuhmann sieht einen klaren Mehrwert durch den Einsatz der Softwarelösung.

•  „Mit dem Elektronischen Kontoauszug werden Freiräume erschlossen, die unsere Mitarbeiter zur Wahrnehmung anderer Aufgaben nutzen können.
• „Konkret werden Routineaufgaben automatisiert, um uns stärker auf unser Forderungsmanagement oder auf die deutlich gestiegenen Anforderungen im Bereich der Projektabrechnungen konzentrieren zu können."

Können Ressourcen jetzt anders oder sinnvoller eingesetzt werden? Die Anforderungen an das Rechnungswesen steigen ständig. Ich kenne viele soziale Einrichtungen, bei denen ich den Eindruck habe, dass die zur Verfügung stehenden Personalressourcen im Rechnungswesen durch den allgemeinen Kostendruck die Grenzen des absoluten Minimums erreichen. FS-EBA zu nutzen, um zeitintensive routinemäßig zu erledigende Aufgaben zu automatisieren und somit die Ressourcen sinnvoller einzusetzen, kann nur eine Entwicklung in die richtige Richtung sein.

„Einrichtungen in der Sozialwirtschaft leben in sehr dynamischen Märkten und sind daher gezwungen, ihre Arbeitsprozesse ständig weiter zu entwickeln. All diesen Organisationen empfehle ich, die Möglichkeiten des Elektronischen Kontoauszuges kennen zu lernen. Das Tool ist eine Innovation, mit der die Effizienz der Finanzbuchhaltung nachhaltig und spürbar gesteigert wird."

Klaus Kuhmann, Prokurist, DRK Kreisverband Borken

Allgemeine Angaben: Deutsches Rotes Kreuz, Kreisverband Borken e. V. Am Kuhm 36 46325 Borken Ansprechpartner: Klaus Kuhmann Prokurist DRK-Soziale Arbeit und Bildung gGmbH Tel. 02861 8029-114 Fax 02861 8029-115 Mail: k.kuhmann@kv-borken.drk.de www.kv-borken.drk.de Weitere Informationen: systema Kompetenz- und Entwicklungs-Center Oberessendorf systema Deutschland GmbH Marco Greiner Unixstraße 1 D-88436 Oberessendorf Tel. +49 (0)7355/799-161 Fax +49 (0)7355/799-111 marco.greiner@systema.all-for-one.de www.all-for-one.de