EASY Archiv - Digitale Archivierung
Anbieter:
AKDB - Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern
Herzogspitalstraße 24
80331 München
E-Mail: mailbox@akdb.de
http://www.akdb.de
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Produktbeschreibung
Zur Gewährleistung der Rechtssicherung, der Nachvollziehbarkeit und der Kontinuität der Behördentätigkeit müssen viele Dokumente und Akten über einen langen Zeitraum und revisionssicher aufbewahrt werden.
Wie ist die Archivierung heute organisiert?
Bisher landen Papierdokumente jeglicher Art nach der Bearbeitung in klassischen Hängeregistern und Aktenordnern zur Aufbewahrung in einem zentralen Archiv (Registratur) und / oder in einer Abteilungsregistratur, d.h. möglicherweise existiert eine Mehrfachablage. Im Archiv beanspruchen die Papierdokumente im Laufe der Jahre immer mehr Raum. Gleichzeitig sinkt die Wahrscheinlichkeit, wichtige Dokumente in vernünftigen Zeiträumen wiederzufinden. Die Produktivität leidet, da für die Suche im herkömmlichen Papierarchiv immer mehr Zeit benötigt wird. Diese Verschwendung von Arbeitszeiten und Räumlichkeiten kostet viel Geld.
Warum digitale Archivierung, welchen Nutzen bringt sie?
Die digitale Archivierung kann für die genannten Probleme Abhilfe schaffen:
- Eigene Räume für ein Papierarchiv werden nur mehr in einem verminderten Umfang oder nicht mehr benötigt. Damit entfallen auch die Transportzeiten in das Archiv bzw. aus dem Archiv.
- Die Möglichkeiten der Volltextrecherche garantieren ein sekundenschnelles Wiederfinden aller elektronisch archivierter Dokumente, auch wenn nur unvollständige Erinnerungen (z.B. an das Datum, den Namen oder eine Rechnungsnummer) an das gesuchte Dokument bestehen.
- Die digitale Archivierung ermöglicht einen einheitlichen und unternehmensweiten Zugriff auf die archivierten Dokumente, ohne dass z.B. Kopien (Mehrfachablagen) vorgehalten werden müssen.
- Die Archivierung von Dokumenten im digitalen Archiv kann direkt aus den Anwendungsverfahren vorgenommen werden. Die Bedienung durch den Anwender ist einfach, da er auf der gewohnten Oberfläche der AKDB-Verfahren arbeitet.
Die digitale Archivierung von Dokumenten aus Anwendungsverfahren oder von gescannten Dokumenten - z.B. von Presseartikeln zum Aufbau eines Pressearchivs- erfolgt mit dem Produkt EASY Archiv.
Kategorie(n):
Dokumentenmanagement / Archivierung
