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Digitalisierung in der Sozialwirtschaft: So schöpfen auch Sie Ihre digitalen Potenziale aus

Johannes Woithon, Geschäftsführer, orgavision GmbH

21.12.2021 | Advertorial (Werbung) | Aktuelles aus der Branche, Digitalisierung

Logo orgavsionDie Mehrheit der deutschen Geschäftsführer:innen aus der Sozialwirtschaft hat zwar die strategische Bedeutung der Digitalisierung für ihre Branche erkannt, dennoch schaffen es noch immer zu wenige Unternehmen, die gesteckten Ziele auch zu erreichen. Dieses Fazit zieht der jährlich erscheinende „IT-Report für die Sozialwirtschaft“*. Die Umfrage zum Digitalisierungsgrad in der Sozialwirtschaft kam zu dem Ergebnis, dass Verantwortliche die Potenziale vorhandener IT-Lösungen – etwa im Qualitätsmanagement − bislang zu wenig nutzen. Die Autoren fordern ein Umdenken in der Sozialwirtschaft, um nicht den Anschluss zu verlieren.

Vorteile der Digitalisierung

Viele sozialwirtschaftliche Organisationen haben beim Thema Digitalisierung schon einige Meilensteine geschafft. Mit digitalem Qualitätsmanagement (QM) erreicht die Sozialwirtschaft die nächste Etappe. Das QM ist integraler Bestandteil der Unternehmensorganisation. Die Einführung eines modernen Qualitätsmanagement-Systems kann nicht nur die Digitalisierung entscheidend vorantreiben, sondern hat auch dauerhafte Auswirkungen auf die Arbeitsauslastung der Mitarbeitenden: Sie kann soziale Tätigkeiten effizienter gestalten und damit attraktiver machen. Ohne Zweifel gehen damit auch einige Veränderungen einher, diese bieten jedoch auch enorme Chancen für Organisationen in der Sozialwirtschaft:

  • Chance „Zeit gewinnen“:
    Die Digitalisierung von Prozessen und die damit verbundene Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) ermöglichen es, Abläufe zu verschlanken und gleichzeitig zu automatisieren.
  • Chance „Schnelle und komfortable Zertifizierung“:
    Mit der Digitalisierung des QM gelingt auch eine schnelle und komfortable Zertifizierung, denn die durch das QMS gewonnene Zeit schafft wieder mehr Raum für wesentliche Themen. Gespeicherte Vorlagen unterstützen bei der Zertifizierungsvorbereitung und verknüpfen diese mit Maßnahmenplänen und einem Ereignismanagement. Auch digitale Auditierungen sind möglich.
  • Chance „Rechtskonforme Kenntnisnahmeprozesse“:
    Digitale Prozesse für Dokumentenlenkung sorgen unter anderem für rechtskonforme Kenntnisnahmeprozesse. Zudem lässt sich durch die digitale Dokumentation inklusive Versionierung noch Jahre später nachvollziehen, wie bestimmte Arbeitsanweisungen oder Prozesse zu einem bestimmten Zeitpunkt aussahen und die relevanten Mitarbeiter:innen erreicht haben.
  • Chance „Aufbau integriertes Managementsystem“:
    Ob Lösungen für die Arbeitssicherheit, den Gesundheitsschutz oder die Informationssicherheit: Eine große Chance im Zuge der QM-Digitalisierung liegt darin, dass sich weitere Managementsysteme effizient etablieren lassen. Bezüge zwischen den verschiedenen Managementsystemen zeigen sich einfach über Verlinkungen, etwa über die sogenannte High Level Structure („HLS“), die in die meisten Systeme integriert werden kann. Damit entsteht ein integriertes Managementsystem in einer Plattform.

Haben Sie an alles gedacht? Laden Sie unseren Leitfaden zur Digitalisierung in der Sozialwirtschaft herunter! Zum Leitfaden

Mehr Interaktion mit den Mitarbeitenden

Einer unseren Kunden, die Caritas Wohn- und Werkstätten Niederrhein gGmbH (CWWN), hilft Menschen mit Behinderung und arbeitet erfolgreich mit orgavision. Die CWWN betreut 1.400 Menschen in Werkstätten, besonderen Wohnformen sowie im Rahmen des familienunterstützenden Dienstes und der ambulanten Pflege. Peter Hippler, QM-Beauftragter der CWWN, zu seiner Arbeit mit dem digitalen QM-System: „Wir stellen fest, dass seit der Einführung von orgavision die Interaktion mit den Mitarbeitenden kontinuierlich zunimmt. Wir bekommen regelmäßig Feedback zu den Dokumenten. Das hilft uns sehr dabei, sie fortlaufend zu verbessern.“

Eine Kenntnisnahmefunktion sorgt zudem für einen guten Überblick: „Die Leiter:innen fragen bei mir regelmäßig nach, ob alle Mitarbeitenden inzwischen ihre Kenntnisnahme bestätigt haben“, sagt Peter Hippler. „Mit orgavision kann ich auf Knopfdruck eine Liste erstellen. Wenn noch jemand fehlt, haken die Leitenden direkt nach.“

Lesen Sie die ganze Erfolgsgeschichte hier.

Von Qualitätsmanagement profitieren

Ein digitalisiertes QM bringt der Sozialwirtschaft also entscheidende Vorteile. Fest steht aber auch: Nur wenn Wissen und Regelwerke als attraktive Inhalte für alle Mitarbeitenden erlebbar und einfach zugänglich sind, finden diese auch ihren Weg in den realen Alltag. Bewährt haben sich Systeme wie orgavision, die intuitiv zu bedienen sind sowie Mitarbeitende und QM-Beauftragte zeitlich und organisatorisch entlasten. Jahrelange Erfahrung hat gezeigt, wie sozialwirtschaftliche Unternehmen schnell von einem digitalisierten Qualitätsmanagement profitieren.

Denken Sie das digitale QM in der Sozialwirtschaft weiter! Testen Sie orgavision unverbindlich.

 

*Quelle: Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt, https://www.ku.de/fsa/projekte/arbeitsstelle-sozialinformatik/it-report-fuer-die-sozialwirtschaft/ausgabe-2021

Aktuelle Rezension

Buchcover

Utz Krahmer: Sozialdatenschutzrecht. edition sigma im Nomos-Verlag (Baden-Baden) 2020. 4. Auflage. 488 Seiten. ISBN 978-3-8487-3056-8.
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